HRAMBA POSLOVNE DOKUMENTACIJE

Temeljna obveznost poslovnih subjektov je hramba knjigovodske dokumentacije in poslovnih knjig. Čas oziroma minimalne roke hrambe knjigovodske dokumentacije in poslovnih knjig urejajo številni pravni viri, ki zaradi nekonsistentne in nejasne ureditve v praksi povzročajo nemalo težav, s čimer poslovne subjekte izpostavljajo prekrškovnemu tveganju.

Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) v 54. členu ureja splošna računovodska pravila s katerimi določa, da je potrebno poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida, konsolidirano letno poročilo ter letno in poslovno poročilo hraniti trajno. V zvezi s knjigovodskimi listinami se zadevni člen sklicuje na računovodske standarde, ki jih sprejme Slovenski inštitut za revizijo v soglasju z ministrom za gospodarstvo in ministrom za finance. Računovodski standardi določajo, da podjetja v splošnem aktu opredelijo način in rok hrambe knjigovodskih listin, glede hrambe poslovnih knjig pa izrecno določajo, da se trajno hranjenje glavne knjige. 

Zakon o računovodstvu (ZR) določa minimalne roke hranjenja, pri čemer določa minimalno dobo hranjenja 10 let za glavno knjigo in dnevnik. Letne računovodske izkaze, končne obračune plač in izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač, je potrebno hraniti trajno.  Minimalen rok hrambe 5 let je predpisan za knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, za pomožne knjige in druge listine predpisane z zakonom. Knjigovodske listine plačilnega prometa je potrebno hraniti vsaj 3 leta, prodajne in kontrolne bloke ter pomožne obračune in podobne knjigovodske listine pa vsaj 2 leti.

Subjekti morajo na podlagi Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2) poslovne knjige in evidence, ki se nanašajo na davčne zadeve, hraniti do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, če s zakonom ni določeno drugače. Skladno z 126. členom ZDavP-2 davčna obveznost preneha po poteku 10 let od dneva, ko je zastaranje prvič začelo teči, razen če je bilo zastaranje pravice do izterjave davka zadržano. Minimalen predpisan rok za hrambo listin je 10 let od dneva, ko je pravica do izterjave davka nastala oziroma od dneva, ko je bilo potrebno davek napovedati, obračunati, odtegniti ali odmeriti. V primeru hranjenja oziroma vodenja davčne dokumentacije v tujini morajo davčni zavezanci o tem obvestiti davčni organ v roku 10 dni.

Obveznost hrambe poslovne dokumentacije, ki se nanaša na davčne zavezance v zvezi s hranjenjem kopije računov, podrobneje ureja 86. člen Zakona o davku na dodano vrednost (ZZDV-1). Navedena določba zavezancem predpisuje obveznost hrambe kopije računov, ki so jih izdali sami ali jih je izdal njihov kupec ali naročnik ali tretja oseba v njihovem imenu in za njihov račun. Obveznost hranjenja se prav tako nanaša na vse prejete račune, ki se nanašajo na dobavo blaga ali storitev ali če jih je prejel zavezanec s sedežem na ozemlju Republike Slovenije. Zakon določa čas hranjena za dobo 10 let od poteka leta, v katerem so bili računi izdani. V primeru, da se izdani računi nanašajo na nepremičnine, pa jih morajo davčni zavezanci hraniti še vsaj 20 let od poteka leta, v katerem so bili izdani.

 

Urša Longar, mag. prava